工作流在文件流程化管理中的应用
概述
现有文件管理系统已经满足企业的文件存储、共享、安全访问等基本需求,对于大型企业,由于自身业务和人员结构的复杂性,对文件的访问安全和协作有更高的要求,例如文件的访问审批、访问规则控制、协作编辑、层级保密等等,如果针对这些需求的复杂和多样性直接进行软件开发实现,即使功能开发完成也不具备任何灵活性,反而会让整个系统业务过于冗余和耦合,变得不可持续。
我们需要对文件管理的基础业务如文件存储、共享、安全访问等进行更好的抽象和解耦,将文件管理的基本业务作为系统基础功能和接口为上层企业需求提供灵活性,虽然企业需求复杂多变,各不相同,但基于文件管理系统的基础功能接口,通过一些标准操作流程进行"低代码"式的快速组装,可最低成本满足企业需求。
工作流技术提供的三大建模标准BPMN(流程建模)、CMMN(案例建模)和 DMN(决策建模),结合文件管理系统的基础能力,可以满足绝大多数企业文件流程化需求的实现。工作流技术发端于1970年代中期办公自动化领域的研究工作,到目前为止经过50多年发展,已经非常成熟。市面上较为成熟的工作流产品有Activiti 、 Flowable、Camunda等,这些产品都有完善的工作流图形化建模工具,可以非常便捷的实现文件流程的建模和编排。
文件流程化业务堆栈,以下:
什么是工作流
维基百科对于工作流的定义:
工作流(Workflow),是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括描述。工作流建模,即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则,在计算机中以恰当的模型表达并对其实施计算。工作流要解决的主要问题是:为实现某个业务目标,利用计算机在多个参与者之间按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。
工作流就是一系列按照特定顺序进行的工作步骤,这些步骤可以是自动的,半自动的,或者需要人工参与的。它就像是一个配方,告诉我们要完成一个任务,需要按照什么顺序,做什么事情。
举个简单的例子,比如我们去咖啡店点一杯拿铁咖啡,咖啡师的工作流可能是这样的:
- 研磨咖啡豆
- 用咖啡机提取咖啡
- 同时蒸煮牛奶
- 将蒸煮的牛奶倒入咖啡中
- 如果客人要求,可能还会在上面画一个拉花图案
这个工作流确保了咖啡师可以按照正确的步骤,顺利地制作出一杯拿铁咖啡。
工作流标准
工作流对应的三个主要国际标准是BPMN(流程建模)、CMMN(案例建模)和 DMN(决策建模),由OMG制定发布,被称之为流程改进标准的“三冠王”。OMG(对象管理组)是一个国际性(27 个国家)、会员驱动型(230 多个组织)和非营利性联盟组织。目前全球范围内的主要工作流产品:Activiti 、 Flowable、Camunda都是基于这三标准实现的。