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如何做好文件管理

· 阅读需 13 分钟
何丰良
技术支持人员

管理的本质​

我们把文件作为企业的一种数据资产，那么它应该和传统的资产管理有异曲同工的思想。

比如小明现在是一个工厂的物料仓库管理员，负责对仓库中所有物料资产进行管理，如果他的能力不足，结果可能是：

  1. 货物随处乱放，出货很慢。
  2. 库存和出货量对不上，因为有些货出了，忘记登记了。
  3. 货物即将过保质期而不不知。
  4. 夏天多雨多虫，货损严重。
  5. 消防意识差，仓库发生火灾，货损严重。
  6. 各生产部门对原材料库存量信息不明确，阻碍生产和销售。

于是领导对小明的评价是：“仓库管的乱七八糟，简直是一团乱麻，趁早走人！”

小明反思：“如何管好仓库？不要搞的那么乱？”。

在信息论中有一个概念叫做“熵”，其定义是：“是一个系统内在的混乱程度“。这是应用于热力学、统计物理、信息论中的概念，由德国物理学家克劳修斯于1865年所提出。对于小明来说，要管好仓库，就需要逐渐降低仓库的混乱程度，即“熵减”。因此对于管理的过程是“熵减”的过程。我们针对管理所提出的方法论，其目的都是为熵减。

对于企业中的文件资产管理也是一样，要解决混乱问题，也需要熵减。

建立秩序​

对企业中混乱的文件资产进行“熵减”，需要建立可落地的“秩序”，新秩序要落地，必然需面对阻力。

阻力一：新规则的学习成本和普及度。

阻力二：工作方式的改变，造成不适应。

阻力三：对秩序的最终价值缺乏信心，不认可，抗拒。

不要妄想强制推行管理型工具，如果不理解和接受管理理念，直接使用工具是无法发挥效能的。为企业建立可落地的文件管理新秩序，需要循序渐进，采用 “理念教育+使用培训+工具落地” 的方式。

1. 权限管理​

RBAC(基于角色的权限管理)​

在企业组织内，为各种工作职能创建角色，如“超级管理员”、“系统管理员”、“部门管理员”、“普通员工”，然后将文件操作的权限分配给特定角色，通过这些角色获得执行文件操作所需的权限，这样每个员工都有自己的文件访问范围，不至于越权访问。

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三权分立​

查看我们的另一篇文章《文件管理之三权分立》

2. 目录结构的规划​

  • 构建良好、和谐、有序的目录结构​

    两条重要的基础原则：

  1. 通用性：目录结构要符合大众的认知，自己能看懂，别人也要能看懂。

  2. 可扩展性：即使是同一个人每个阶段的兴趣爱好、学习计划等等都不尽相同。目录结构必须能够随时扩展，以适应新的需求。

  • 使用同一个维度对目录进行分类​

    对目录的分类，要先分析分类后归纳概括:

  • 分析分类：分析文件属性，确定它们的分类；

  • 归纳概括：将属性相同的文件，放入类目目录。

那么，如何分析文件属性，进行分类归纳呢？如果引入MECE分析法就很容易理解了。

MECE 分析法（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive），中文意思是「相互独立，完全穷尽」。 也就是对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏的分类，而且能够借此有效把握问题的核心，并解决问题的方法。

「相互独立(ME)」意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重迭的，「完全穷尽(CE)」 则意味着全面、周密。

image-20220316214935393图片来源于网络

举例子：

文件按按部门分为市场部、财务部、研发部、运维部，是 MECE 的；

文件按项目分为A项目、B项目、C项目等等，也是 MECE 的；

文件按行业分为制造业、IT业、外贸等等，也是 MECE 的；

但如果将文件分为照片、应用程序、客户资料、财务数据，分类即会有遗漏，也会有重叠，就非 MECE 了，因为有些照片可能是客户资料相关的，也可能有些财务数据和客户资料有关联。

所以，目录，一定要在相同的维度上分类，有时候，我们的分类可能无法做到完全穷尽，也一定要保证做到相互独立。否则，随着时间的推移，你一定会陷入一个文件不知归类到哪个目录合适的窘境。

按照一些文件不同的属性构建不同的目录树​

上文对文件进行的分类，经过分析，会发现每种文件都有自己相对更突出的属性。比如文档、照片、财报，有更强的时间属性，那么我们就可以构建一棵以时间为父目录的目录树，存放这类文件；比如素材、媒体文件，有更强的类目属性，那么我们就可以构建一棵以类目为父目录的目录树，用以存放这类文件。

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这样做的好处是，具备比较好的可扩展性。照片、文档我们就按年为单位不断扩展下去，保留最新3年，旧的存档就可以了。素材和媒体文件，则是属于任何时间都可能需要用到，且无所谓创建时间的文件，就按类别不断积累就可以了。

3. 文件的命名​

未经命名的文件毫无意义​

在文件管理体系中，文件命名是十分重要的一个环节。未经命名的文件是没有意义的。就好比天文学中，每一颗被人类发现的天体，都会被命名。那些没被命名的天体都是没有被发现的，对于人类的认知来说，就是不存在和没有意义的。

像 xn_483784@596w_1l.jpg、J0UPIHT2R.doc 这样的文件，在文件管理体系中，就是毫无意义的。因为你即无法通过文件名知道文件的大体内容，也无法通过搜索应用来找到它。所以，文件命名就像是为文件进行编码，用语言、数字和符号，来赋予文件名意义。

所以，对文件命名的指导思想就是：将文件内容反映在文件名上，为文件赋予意义。

文件命名的规范​

  • 唯一且格式统一：唯一很好理解，任一文件不应该重名；格式统一则是需要建立一套统一的命名规则。比如，命名规则为：人物-事件-地点-时间-描述-序列号。

    • 人物：就是文件的所属人或描述的主体。
    • 事件：就是文件主体名称，描述文件是什么或者文件记录的是什么。
    • 地点：文件创建的地点或者描述的地点。
    • 时间：文件创建的时间或者描述的时间。
    • 描述：对文件内容的附加描述。
    • 序列号：版本号、序号。

    举例来说，张三_年度_财务报表_1.2.xlsx，2019 是指文件描述的时间；张三是文件的所属人；财务报表是事件，说明文件记录的是什么；年度则是附加描述，说明这是年度报表而不是季度或月报表；1.2 则是文件的序列号，说明这是第三个修改版本。

    再举例来说，张三_厦门_家庭旅游_001.jpg，时间、谁、在哪里、干什么、编号。张三_广告策划_简历.doc，谁、附加描述、是什么。

    上述例子中的下划线，在实际情况下是没有必要的，这里仅做方便说明分隔之用。

4. 参考国家标准​

​ 对于中大型的企业，由于内部的文件数量庞大且流通频繁，则可以参考国家档案局制定的一些标准来对内部文件制定自己的文件管理规则，然后使用文件管理工具进行落地实施。

参考资料​

基于角色的访问控制

国家档案标准库

个人文件管理体系构建思路