大型组织文件管理的研究

集团组织机构(1000人以上)中，通常由多个相对独立的下属组织单位组成，每个下属单位都有自己的职责和目标，文本探讨实现对大型集团组织机构的文件管理。

常见的集团组织形式

大学

集团公司

集团医院

集团组织

管理员角色按职责分为职能管理和文件(业务)管理，组织单位管理属于职能管理。因此组织单位管理只负责管理组织和人员，不涉及直接对文件访问权限的管理。

在企业中职能和业务部门区别：

1、分工不同：业务部门是直接完成企业的目标，而职能部门则是组织中对下属单位具有规划又或者是组织以及指挥权利的。

2、对接不同：业务部门是企业对外沟通和交流，而职能部门则是企业对于公司内部进行工作安排的一些部门。

3、管辖范围不同：业务部门受职能部门的指导以及管辖，职能部门则是按照不同的职能进行划分的。

概念

理解总部、下属单位、部门的概念：

总部是一个大型组织的最顶级名称形式，例如集团名称、大学名称等，总部下通常包含多个层级的下属单位，而下属单位中也通常包含多个部门，形成一个树形组织结构。

下属单位是一种组织的逻辑类型，通常用于建立一个相对独立的人员管理逻辑范围，具有独立的组织结构和文件访问安全边界。例如集团子公司、大学学院、集团医院分院等。

部门 是一个独立组织下的分支机构，可以直接隶属于总部，或某个下属单位。

下属单位可以在总部或其他下属单位之下，但不能在部门下。部门可以在总部、下属单位、其他部门之下。

以下是XXX集团医院简化的树形组织结构示例：

单位权限

1. 安全边界

默认情况下，下属单位之间的人员和文件访问是相互隔离的。例如在XXX集团医院中，如果将市北分院和崂山分院定义为下属单位，则默认市北分院的人员无法访问崂山分院的文件，同时也看不到崂山分院的组织结构。

2. 跨单位访问

人员跨单位访问

通过将单位的用户小明，加入到市北分院中，实现人员跨单位访问，这样崂山分院的小明就可以访问市北分院的组织结构和文件，这时小明在市北分院中显示为单位外人员。

人员跨单位转移

如果崂山分院中的用户小张，被转移到市北分院中，则小张在崂山分院中继承的权限失效，将继承市北分院中的权限。

可信单位

通过设置崂山分院信任市北分院，则市北分院中的人员可以访问崂山分院的组织结构和文件。

3. 职责分离

职责分离制度，有助于系统整体安全。根据职责划分管理员角色：文件管理员、人事管理员、运维管理员。文件管理员只负责管理文件访问和授权，人事管理员只负责管理组织结构和人员角色调整，运维管理员则只负责系统运维。

单位相关角色功能包括： 编辑单位信息、删除单位、设置可信单位、跨单位转移人员、 跨单位访问文件、跨单位访问组织。只有人员的角色拥有对应的单位功能才能进行相关操作。

三级文件管理角色：

角色功能：跨单位访问文件、 跨单位访问组织。

文件管理员，可以查看系统中的所有单位、部门和人员，可以管理系统中的所有文件。

单位文件主管，可以查看当前单位中的所有部门和人员，可以管理本单位中的所有文件。

部门文件主管，可以查看当前单位中的所有部门和人员，可以管理本部门中的所有文件。

二级人事管理角色：

角色功能：编辑单位信息、删除单位、设置可信单位、跨单位转移人员、跨单位访问组织。

人事管理员，位于根单位，可以管理系统中所有下属单位以及下属单位中的部门和人员，拥有人事管理最高权限，但只拥有人事权限，无管理文件权限。

单位人事主管，位于下属单位，可以查看和管理当前单位和其下属单位中的所有部门和人员，无管理文件权限。

运维管理角色：

角色功能：运维管理

运维管理员，对系统进行运行维护，无人事和文件管理权限。